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得られるメリット

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事務所のペーパーレス化によるメリットは単に紙代の削減に留まるものではありません。ペーパーレス化によりその他の事務費も削減できます。1つ目は印刷に必要なトナー代です。プリンタは本体価格を安く抑え、トナーカートリッジの交換で利益を稼ぐビジネスモデルですので、印刷する書類の枚数を減らすことで、大きな効果が得られます。2つ目はプリンタの購入代金やリース代です。事務機器は一定期間で買い替えが必要なため、ペーパーレスを進めることで買い替え時に台数を減らすことで費用を抑制できます。事務費以外でも電子化による書類の回議スピードの改善や、クラウド化での一元管理による生産性改善など沢山の付随効果が期待できます。また環境負荷低減という意味でもペーパーレス化は森林環境保全に繋がりますので、企業価値の創出の一助となります。

以下に事務所のペーパーレス化の進め方を述べます。まずはどんなものに紙を使用しているか洗い出し、リスト化します。そのリストに対してE(Eliminate:排除)C(Combine:統合)R(Rearrange:変更)S(Simplify:単純化)を徹底的に行います。特に排除と統合をしっかりと行い業務の棚卸を進めることで生産性の改善の付随効果が上がります。 その上でどうしても残さなければいけない書類の電子化を進めます。セキュリティの観点や運用方法を検討し、必要に応じてクラウド化やシステムの導入を検討します。 それでも印刷しなければならないものについては両面印刷や2in1印刷などルール化して運用することで紙の使用量の徹底的な削減を図ります。